Niszczenie nośników danych - kiedy i dlaczego jest konieczne?

W obecnych czasach większość firm przechowuje wrażliwe dane na twardych dyskach lub innych nośnikach takich jak płyty CD. Dane te dotyczą przede wszystkim wykonywanej działalności, informacji o pracownikach czy klientach firm. Takie dokumenty nigdy nie powinny wyjść poza teren zakładu aby nie wpadły w niepowołane ręce. W każdym przedsiębiorstwie powinna istnieć polityka bezpieczeństwa, która opisuje działanie w przypadku niszczenia nośników danych. Tak samo zwykły obywatel powinien dbać o swoje poufne dane czy dokumenty. Aby mieć pewność, że wszystkie zapisane informacje zostaną trwale zniszczone powinniśmy oddać nasze nośniki w ręce profesjonalistów.

Dlaczego powinniśmy usuwać dane z nośników?

Przede wszystkim zgodnie z art. 5 ust. 1e RODO dane osobowe nie powinny być przechowywane dłużej niż jest to konieczne do realizacji założonych celów. Mowa tu o tym, że takie dane nie powinny być przechowywane wiecznie. Jak wspomina specjalista z HSM Recycling każdy przypadek należy rozpatrywać indywidualnie i ocenić czy konkretne dane są nam jeszcze do czegoś potrzebne. Oczywiście nie można ich gromadzić na zapas bez konkretnego celu.

W polskim prawie znajdują się sprecyzowane zasady odnośnie sposobu i konieczności niszczenia nośników danych. Najstarszym przepisem prawnym, który nadal obowiązuje jest Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 2002 roku. Odnosi się do materiałów gromadzonych przez ABW. Wymogiem jest, aby te dane były obowiązkowo niszczone w przypadku kiedy nie było możliwe bezpieczne ich skasowanie. Takie same prawa obowiązują w różnych instytucjach takich jak banki, CBA czy Ministerstwo Finansów. Dokumenty powinny być niszczone przy zachowaniu środków ostrożności tak, aby odczytanie zawartych w ich informacji było niewykonalne w żaden sposób.

W temacie niszczenia danych działa również Ustawa z dnia 22.01.1999r. o ochronie informacji niejawnych. Określa zasady ochrony danych stanowiących tajemnicę państwową lub służbową niezależnie od sposobu ich wyrażania. Takie informacje mogą być przekazane osobie wyłącznie w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nią pracy i w przypadku uzyskania od niej rękojmi zachowania tajemnicy.

Do niszczenia danych odnosi się również ustawa o rachunkowości. Wszystkie informacje powiązane z rachunkowością, finansami czy bazą klientów to dane wrażliwe, które powinny być chronione przed kradzieżą. Jeśli dokumenty przekroczą wymagany okres przechowywania to powinny być koniecznie zniszczone.

Jak powinna przebiegać procedura niszczenia danych?

Na samym początku należy wykonać inwentaryzację posiadanych danych pod kątem rodzaju dokumentów. Kiedy mamy sporządzoną listę, sprawdzamy ile czasu powinniśmy dane informacje przechowywać. Wiadomości na ten temat powinniśmy szukać w przepisach prawa, regulujących obowiązek przetwarzania danych. Dobrze jest także wyznaczyć osobę odpowiedzialną za usuwanie na bieżąco nieprzydatnych już informacji.

Aby samodzielnie zniszczyć dokumentację, której skończył się okres przydatności należy wykorzystać do tego metodę mechaniczną. Jest to legalny sposób aby pozbyć się danych. Do tego celu należy zaopatrzyć się w niszczarkę biurową, która spełnia wymagane normy. Jednak należy zwrócić uwagę, że nie jest ona przydatna w przypadku elektronicznych nośników danych. W tym przypadku pomocna może okazać się pomoc z zewnątrz. Możemy nawiązać współpracę z firmami zajmującymi się profesjonalnym niszczeniem danych. Nie musimy tracić czasu na samodzielne usuwanie. Informacje zawarte na nośnikach są bezpowrotnie niszczone a powstałe przy tym procesie odpady trafiają do recyklingu. Wszystko odbywa się sprawnie i zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.